Comptes-rendus de réunion
- Création automatique du compte-rendu
- Distribution automatique du compte-rendu
- Archivage du compte-rendu et système de permissions
Tout ce que vous devez savoir sur les comptes-rendus de réunion
Cette page fournit des informations utiles sur les comptes-rendus de réunion, et vous aidera à rationaliser les procédures liées à la gestion des comptes-rendus de réunion au sein de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un compte-rendu de réunion ?
Un compte-rendu de réunion est un document consignant par écrit un résumé des discussions menées au cours d'une réunion, les décisions prises au terme des ces discussions et les tâches qui en résultent. Il existe trois types principaux de comptes-rendus, détaillés plus avant. Avant toute réunion, le premier impératif est de désigner la personne qui sera chargée de prendre des notes durant la réunion. Les réunions périodiques se répétant à intervalles réguliers, comme les réunions associatives ou les réunions de comité directeur exigent généralement un format spécifique et la mention de certains points incontournables.
Conseils pour la rédaction de vos comptes-rendus :
- Désignez un secrétaire chargé de prendre des notes au cours de la réunion.
- Adoptez le format requis en fonction du type de la réunion.
- Consignez la date, l'heure et le lieu de la réunion.
- Définissez le style de votre compte-rendu : action, discussion ou verbatim.
- Consignez toutes les discussions, décisions, conclusions et actions pertinentes.
- Formatez le document conformément aux exigences de votre entreprise.
- Distribuez le compte-rendu aux participants.
- Archivez le compte-rendu pour usage futur.
Finalisez et distribuez le compte-rendu
Exemple de compte-rendu de réunion
Si vous avez déjà recherché des exemples de comptes-rendus de réunion sur Internet, vous avez probablement trouvé des comptes-rendus de réunions réelles. Toutefois, ces comptes-rendus s'avèrent souvent d'un intérêt limité, dans la mesure où ils sont fondés sur l'ordre du jour de réunions spécifiques à l'entreprise ou à l'objectif souhaité. Pour tenter de remédier à ce problème, vous pouvez recourir à un logiciel de gestion de réunion proposant des exemples de comptes-rendus.
Formats de comptes-rendus de réunion
Il existe trois types standard de formats de comptes-rendus de réunion : action, discussion, et verbatim. Bien que ces styles aient des éléments en commun, ils ont chacun leur propre champ d'application :
- Compte-rendu des actions – consigne les décisions prises et les actions qui en résultent, mais ne détaille pas les discussions menant à ces décisions et actions.
- Compte-rendu des discussions – inclut le compte-rendu des actions, mais également le détail des échanges menant aux décisions et actions.
- Compte-rendu verbatim – consigne l'intégralité des échanges et des contributions des participants.
Le format de compte-rendu de réunion le plus courant est le compte-rendu des actions. Libre à vous toutefois de privilégier un autre format en fonction du type de votre réunion, ou même d'adopter une combinaison des trois styles.
Finalisez et distribuez le compte-rendu
Modèles de comptes-rendus de réunion
Prise de notes durant la réunion
Indépendamment du style de compte-rendu choisi, il est essentiel de consigner l'heure de début de la réunion, la liste des participants et toutes remarques préliminaires. Au fur et à mesure du déroulement de la réunion, il incombe au secrétaire chargé de prendre des notes de relever toutes les informations importantes échangées durant la discussion. Cette tâche n'étant pas toujours aisée, particulièrement si les débats sont animés, l'utilisation d'un logiciel de gestion de réunion visant à faciliter cette étape est de plus en plus prisée.
Comme le compte-rendu de la réunion se doit de refléter les thèmes de son ordre du jour, il est important que le secrétaire dispose de cet ordre du jour, ou que ce document reste en évidence pendant toute la réunion. Le secrétaire peut être amené à revenir en arrière dans l'ordre du jour pour résumer une discussion importante, ou inversement à annoter un point à venir avec les remarques déjà échangées sur ce thème. Chaque décision prise doit être consignée avec le nom du décideur. Si les discussions mènent à une liste de tâches, le secrétaire doit définir chacune de ces tâches clairement, avec leur objectif, leur échéance, et le nom de la personne ou de l'équipe chargée de les mener à bien. A l'issue de la réunion, le secrétaire peut inclure cette liste de tâches dans le compte-rendu, ou la communiquer au responsable ou superviseur concerné.
Bien que de nombreuses organisations fassent encore appel à un logiciel de traitement de texte générique tel Microsoft Word pour la rédaction de leurs comptes-rendus, l'emploi de logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster devient de plus en plus courant. Ainsi, MeetingBooster permet au secrétaire de prendre des notes dans des fiches solidaires des points de l'ordre du jour de la réunion. En sélectionnant chaque point tour à tour, le secrétaire peut noter les commentaires des intervenants, et les décisions prises à l'issue de la discussion. Même lorsque le présentateur est passé à un autre point, le secrétaire reste en mesure de naviguer en avant et en arrière dans l'ordre du jour pour noter toute remarque supplémentaire, puis de revenir au sujet en cours de discussion. Les tâches à accomplir sont saisies directement dans le compte-rendu, facilement identifiables, et peuvent même être distribuées automatiquement à leurs propriétaires au terme de la réunion.
Finalisation du compte-rendu de la réunion
Une fois la réunion terminée, il revient au secrétaire de vérifier et de finaliser le compte-rendu. Les logiciels traditionnels tels Microsoft Word ne sont pas les mieux adaptés à cette tâche, en raison du travail de formatage nécessaire pour donner un aspect professionnel au compte-rendu avant qu'il puisse être distribué et archivé.
Les logiciels de messagerie et les environnements en ligne facilitent la distribution du compte-rendu, mais sans offrir la garantie que tous les participants approuvés le recevront. En effet, il n'est pas toujours aisé de rassembler la liste des adresses électroniques de tous les participants, particulièrement si certains d'entre eux sont extérieurs à l'organisation ou n'étaient pas présents à la réunion. Il incombe donc au secrétaire de consulter la liste initiale d'invités, de la comparer à la liste des participants établie durant la réunion, et de s'assurer que les personnes absentes et les supérieurs hiérarchiques appropriés recevront également le compte-rendu.
Le recours à un logiciel de compte-rendu de réunion permet d'automatiser ce processus. La liste des invités est dressée au moment de la création de la réunion, et leur participation est consignée automatiquement lors de leur connexion à la réunion. Les adresses électroniques des participants sont généralement déjà enregistrées dans le système, tout participant de dernière minute pouvant toutefois être ajouté au démarrage de la réunion. Une fois la réunion terminée, le compte-rendu est créé automatiquement sur la base des notes prises durant la réunion, organisé selon une structure logique et facile à consulter, et formaté à l'aide d'un des styles professionnels fournis par le logiciel. Quelques clics suffisent à distribuer le compte-rendu à tous les participants, à envoyer les tâches résultant de la discussion à leurs propriétaires, et à archiver le compte-rendu en vue d'un accès futur.
